Word 的“邮件合并”功能是 Microsoft Word 中一个非常实用的工具，特别适用于批量生成个性化信函、标签、信封、电子邮件等文档。下面将为你详细介绍其使用方法。
一、什么是邮件合并？
邮件合并允许你将一份“主文档”（如邀请函模板）与一个“数据源”（如 Excel 表格中的姓名和地址）结合，自动生成多份个性化的文档。
二、使用步骤
- 准备数据源：通常是一个 Excel 文件，包含收件人姓名、地址、邮箱等字段。
- 创建主文档：在 Word 中编写通用内容，并预留占位符（如「姓名」、「地址」）。
- 启动邮件合并：点击菜单栏【邮件】→【开始邮件合并】→选择文档类型（如“信函”）。
- 选择收件人：点击【选择收件人】→【使用现有列表】，导入你的 Excel 数据。
- 插入合并域：将光标放在需要插入变量的位置，点击【插入合并域】，选择对应字段（如“姓名”）。
- 预览结果：点击【预览结果】查看每一封生成的信件效果。
- 完成合并：点击【完成并合并】→可选择“编辑单个文档”生成完整 Word 文件，或直接打印/发送邮件。
三、常见问题
- 数据源格式错误？确保 Excel 第一行是字段名（如“姓名”、“电话”），且无空行。
- 中文乱码？保存 Excel 时选择 UTF-8 编码，或通过 Word 重新连接数据源。
- 无法插入域？检查是否已正确选择收件人列表。
四、适用场景
- 批量发送录取通知书、会议邀请函
- 制作员工工资条
- 打印快递面单或名片
- 群发个性化电子邮件（需配合 Outlook）